Los autónomos y el coche forman un binomio muy bien avenido. Las necesidades de movilidad de los trabajadores por cuenta propia los llevan a depender en muchos momentos de algún tipo de vehículo. Ahora bien, ¿hay que utilizar el propio o es mejor contar con vehículos de empresa? ¿Cómo debemos tomar esta decisión y en qué aspectos tenemos que basarnos?
Antes o después, muchos de estos profesionales se plantean la posibilidad de adquirir coches de empresa para desenvolverse con ellos. Sin embargo, no es una decisión menor; es preciso tener muy claro qué significa, conlleva, implica y condiciona hacerlo.
Dedicamos este artículo, precisamente, a explicar los aspectos más relevantes de estas decisiones al trabajar por cuenta propia.
Necesitamos un coche de empresa: ¿Lo compramos?
Adquirir un coche como autónomo es, casi siempre, una importante decisión estratégica para nuestro negocio. Existen muchos y buenos motivos para barajar esta posibilidad, entre ellos:
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Proyectar una imagen más profesional y confiable.
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Reducir costes.
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Facilitar la movilidad y la atención a los clientes.
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Dar servicio en otros mercados geográficos.
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Impulsar la expansión corporativa.
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Evitar que los trabajadores y los colaboradores usen sus propios vehículos.
En principio, comprar un coche ofrece ventajas fiscales que pueden animar a realizar este desembolso. De hecho, es posible deducir hasta el 100 % del IVA soportado; aunque, eso sí, su uso debe ser exclusivo para fines profesionales. En caso de tratarse de una utilización mixta, deberá establecerse claramente en qué proporción y la deducción será equivalente a ella.
Por otra parte, la flota de vehículos de empresa se considera un activo, por lo que se puede amortizar en la contabilidad. Si nos decantamos por las opciones más ecológicas, el Plan Moves IV ofrece interesantes ayudas en híbridos enchufables y eléctricos. En todo caso, es imprescindible que las facturas estén a nombre de la sociedad o del autónomo.
Con todo, la relación entre autónomos y coche de empresa es diferente a la de las sociedades. La normativa es muy estricta y exige máximo rigor al justificar el uso profesional de cada automóvil. Tanto es así que recomendamos llevar un control muy preciso del kilometraje y el uso, por si recibimos una inspección fiscal. Anotar cuántos kilómetros y desplazamientos se han realizado, en qué fechas y con qué fines es una práctica acertada que acaba siendo vital para evitar desencuentros con Hacienda, sobre todo cuando el empleo es mixto.
Los autónomos y el coche: circunstancias y factores
Las empresas y algunos autónomos tienen la posibilidad de decantarse por otras dos alternativas:
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Renting. Es un acuerdo de alquiler a largo plazo a cambio de una cuota mensual. Incluye, además del usufructo del automóvil, el mantenimiento, el seguro, los impuestos y la depreciación.
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Leasing. También es una fórmula de arrendamiento, donde se cede el uso y disfrute del vehículo por unas cuotas periódicas que incorporan intereses y gastos financieros.
Una de sus ventajas es que se puede conformar una flota de vehículos más idónea y eficiente, así como renovarla con mayor periodicidad y adecuación. Aportan tranquilidad y el óptimo estado de cada vehículo en todo momento. Como contrapartida, nunca se convierten en propiedades corporativas y el coste total suele ser más elevado.
Cómo elegir el coche idóneo
La mayoría de los autónomos —salvo de algún modo, los societarios— no pueden beneficiarse de las fórmulas de renting y leasing. En caso de necesitar incorporar uno o más vehículos, la compra es la única alternativa.
Llegados a este punto, ¿cuáles son los criterios en los que debemos fijarnos para comprar con acierto? Sobre todo, los siguientes:
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Desembolso total. La cuestión presupuestaria es capital y debe contemplar todos los gastos, más allá del precio de compra. Impuestos, seguros, mantenimiento, electricidad, combustible… son aspectos que deben ser contemplados.
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Finalidad de uso. Tenemos que definir con claridad cuál es su función y, a partir de ella, escoger la mejor alternativa. Evidentemente, no es lo mismo el transporte de empleados hasta la fábrica que las rutas comerciales o el reparto de productos.
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Dimensiones y capacidad. Deriva también, directamente, del apartado anterior. El número de plazas, la amplitud del espacio de carga, el maletero… todo ha de ser tomado en cuenta.
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Imagen de empresa. Es importante que el aspecto y los valores del vehículo encajen con los de la marca, en términos de estilo, sostenibilidad y estética.
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Consumo energético. La elección del tipo de automóvil —eléctrico, híbrido, de gasolina o diésel— influye en los costes de uso y en la autonomía de la flota. Es preciso considerarlo previamente para hacer las estimaciones y los cálculos oportunos.
Cómo deducir los gastos del coche siendo autónomo
Lamentablemente, la Agencia Tributaria no es del todo clara sobre los criterios que aplica al considerar las deducciones de los autónomos con relación a sus coches. En realidad, sí es posible deducirlo, pero el criterio de afectación total del vehículo al trabajo es determinante.
Cuando pretendemos deducirnos el IVA y el IRPF de la compra y el mantenimiento del automóvil, este debe ser exclusivamente empleado para trabajar. No se admite ninguna clase de uso personal. Y, en buena lógica, no siempre nos resulta sencillo demostrar que esto es así cuando se trata de un turismo o una berlina, por ejemplo, y no de una furgoneta o un camión.
Estos recursos se convierten en excelentes aliados en nuestra intención de demostrar esa característica del coche; es decir, que solo lo utilizamos para nuestro negocio:
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Llevar un registro detallado de los desplazamientos realizados y del kilometraje hecho.
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Contar con un segundo vehículo y poder probarlo.
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Rotular el automóvil con el logotipo de la marca.
Existen, además, algunas excepciones de autónomos que sí se pueden desgravar el IRPF del coche, aunque lo estén usando parcialmente para fines personales:
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Coches de transporte de personas, como taxis o autos de alquiler.
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Furgonetas y otros vehículos mixtos que permiten trasladar mercancías.
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Automóviles de autoescuelas y usos comerciales
En cuanto al IVA, la exigencia es más laxa. Así, es posible desgravar la mitad de lo abonado en este concepto si el uso de ese coche en el trabajo desarrollado es solo parcial.
Además de los tres casos especiales mencionados para el IRPF, los coches que se usan para promociones o pruebas, los utilizados por los vendedores en sus itinerarios comerciales y los de servicios de vigilancia tienen la opción de deducirse el total del IVA abonado.
Principales alternativas a la flota de vehículos propia en el negocio
Si no podemos, o no queremos, comprar un coche de empresa, existen alternativas para facilitar nuestros desplazamientos y los de nuestros colaboradores o empleados. Es posible usar la bici, el patinete, el transporte urbano o el tren, así como hacer los trayectos caminando. Establecer planes de viaje para hacer que quienes lo necesiten puedan sumarse y compartir algún vehículo es, también, una buena idea.
El seguro de automóvil, si decidimos contar con coches propios en nuestro negocio, debe añadirse a los seguros de baja laboral, los seguros de salud, los seguros de vida y el seguro de responsabilidad civil tan recomendables para los actuales trabajadores por cuenta propia. Sea como sea, ahora va a resultar más informada y mejor la decisión de comprar o no un vehículo para resolver la relación entre el autónomo y su coche.
