Cómo enfrentarse a una factura impagada

Cualquier autónomo teme el momento en el que un cliente se retrasa en el pago de una factura. ¿Cómo debemos actuar ante una factura impagada para conseguir recuperar ese dinero?

Decimos que una factura está impagada cuando el cliente ha incumplido el plazo de pago. La Ley 3/2004 regula los periodos de pago a proveedores en España. Según esta ley, ninguna empresa podrá tardar más de 60 días naturales en pagarnos, a contar desde que reciben nuestras mercancías o servicios. En caso de que no se haya concretado ningún plazo distinto, por defecto será de 30 días naturales.

Hay una excepción a estos plazos: la Administración pública. En 2013, la ley se modificó para que los organismos públicos tengan que pagar, como máximo, en 30 días naturales. Sin embargo, en la realidad, estos plazos no se cumplen. Por ejemplo, los ayuntamientos pagan las facturas, de media, en unos 65 días, más del doble del plazo permitido.

Frente a la Administración se encuentran los autónomos, que son los primeros en pagar las facturas. Según datos de la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA), ellos pagan con una media de 39 días. Sin embargo, son los más afectados por los retrasos en los pagos y la morosidad, ya que son el último eslabón cuando todo se aplaza.

El gran problema para el autónomo llega cuando ese retraso ya pasa a convertirse en una deuda. ¿Qué opciones tenemos para afrontar esta situación?

Claves para evitar los impagos en autónomos

Revisar que las facturas estén correctamente emitidas y que el cliente disponga de todos nuestros datos es el primer paso. Debemos asegurarnos de que la información del documento se entiende perfectamente y está bien detallada. No hay que olvidar incluir el método de pago y el número de cuenta, y es recomendable poner también la fecha de vencimiento.

Si pese a que todos los documentos estén correctos e incluyan todos los detalles de forma clara no conseguimos cobrar, deberemos contactar con el cliente para ver qué ha ocurrido.

Cómo reclamar al cliente

Cuando hay un retraso en el pago, lo mejor es llamar al cliente y preguntarle si ha habido algún problema o si algún error le ha impedido abonar la factura antes de la fecha de vencimiento. También podemos contactar por correo electrónico, siempre intentando solucionar el problema de una manera amistosa. A veces, simplemente ha sido un despiste o una falta de comunicación entre ambas partes que puede arreglarse con una llamada telefónica o una visita.

Si es una cuestión de falta de liquidez, podemos estudiar la opción de ofrecerle facilidades de pago o fraccionar la deuda. En caso de alcanzar algún tipo de acuerdo, debemos dejar constancia de él por si el impago continúa; además, será una prueba de que el cliente admite esa deuda, por si hay que recurrir a la vía judicial.

Lo más importante a la hora de reclamar es no dejar pasar el tiempo. El retraso en los pagos puede afectar a nuestra solvencia y hacernos aplazar nuestras propias obligaciones.

Para evitar una posible factura impagada, otro consejo útil es hacer un seguimiento de los clientes para conocer su situación. Quizá una empresa que siempre ha sido buena pagadora esté pasando por un mal momento, y eso conviene conocerlo. De esta manera, sabremos con antelación qué podemos esperar y podremos reaccionar, ya sea pidiendo más garantías o negociando algún tipo de facilidad en el pago.

¿Y si no contactamos con el cliente?

Si nuestras llamadas y correos no tienen respuesta, podemos enviar una carta certificada con acuse de recibo en el que mencionemos la factura impagada. Así podremos demostrar que le hemos solicitado el pago a pesar de no haber conseguido contactar con él.

En caso de que esto no funcione, el único paso que queda es iniciar acciones legales contra el deudor. Para los autónomos, la forma más sencilla y rápida es el procedimiento monitorio.

Reclamar por la vía judicial

El procedimiento monitorio está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000. Con él podemos reclamar cualquier deuda, sin límite de cuantía. Eso sí, solo puede aplicarse para reclamar dinero de curso legal y siempre que se haya superado el plazo fijado para el pago.

Cualquier empresario puede solicitar este proceso judicial, siempre que disponga de documentación que confirme que hay una deuda: albaranes, contratos, comunicaciones con el cliente… En este punto, es importante haber incluido la fecha de vencimiento en las facturas. Aunque no es obligatoria, con ella resulta más fácil demostrar que ha habido un impago y que el cliente conocía la fecha límite para abonar la factura.

Si el impago no supera los 2000 €, no hará falta la intervención de un abogado o un procurador, por lo que es un proceso ágil y sencillo para el autónomo.

Otras opciones para recuperar la factura impagada

Aunque el proceso más habitual es intentar negociar con el cliente y, si es necesario, acudir a la justicia, existe otra opción: recurrir a una empresa de cobros. Estas compañías se encargan de intentar recuperar el importe de un impago. Pueden cobrar por su trabajo quedándose una parte del dinero recuperado o comprando la deuda (pagan una cantidad inferior a la deuda y ellos se encargan de cobrarla íntegra para conseguir beneficios). En este caso, hay que considerar el dinero que se lleva la empresa para ver si nos compensa recuperar una deuda pequeña.

En definitiva, una correcta emisión de las facturas y llevar un control de nuestros clientes pueden ayudarnos a evitar una factura impagada. Pero, en caso de enfrentarnos a una deuda, es importante saber cómo reaccionar y conocer la vía judicial para recuperar el dinero.