Muchos autónomos están obligados a tener una Dirección Electrónica Habilitada (DEH) para las notificaciones de la Agencia Tributaria. ¿En qué los compromete, qué asuntos notifica Hacienda a través de su correo exclusivo, cómo puede usarlo el autónomo para que sea un servicio y no un engorro más?
La DEH es la forma que ha implementado la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para comunicarse con los autónomos: un buzón de correo electrónico en el que dejará todas las notificaciones que haga al trabajador autónomo, titular de ese buzón, y NO las enviará por ningún otro medio.
Para los autónomos habituados al ordenador y a los entornos web, la DEH puede ser una comodidad, más allá de los engorros propios de lidiar con Hacienda. Si es el caso, conviene disponer de una aunque no estemos obligados.
Autónomos obligados a tener DEH
Según la normativa actual, las personas y entidades obligadas a recibir por correo electrónico las notificaciones y comunicaciones de la AEAT son, entre otras:
- Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica, como comunidades de propietarios, comunidades de bienes…
- Los autónomos profesionales, que son aquellos que para ejercer la actividad obligatoriamente deben colegiarse. La normativa especifica que «dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y los registradores de la propiedad y mercantiles».
- Los que representen a alguien obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
A todos los contribuyentes que estén obligados a tener una DEH, la Administración les comunicará por medios no electrónicos la asignación de la casilla electrónica y, a partir de la comunicación, hay que empezar a revisar el buzón. Los no obligados tienen que crear su casilla.
Crear una DEH
Hay que entrar en el Servicio de Notificaciones del portal web de la Administración y allí darse de alta.
Para poder registrarse es necesario tener un certificado digital y un ordenador que cumpla con algunas especificaciones técnicas conformes a los requisitos de acceso para poder utilizar este servicio.
Si disponemos de los requisitos de acceso, hay que pulsar sobre el enlace «Registrarse». Allí, identificarnos con nuestro certificado digital y completar el formulario de registro.
Conviene tener en cuenta, cuando llenemos el formulario, que en la casilla de correo electrónico se pueden poner varias direcciones (separadas por punto y coma) porque en todas ellas recibiremos un aviso de que hay una notificación o comunicación de la Administración en nuestra DEH. Estas direcciones pueden cambiarse en cualquier momento desde el apartado «Perfil» de la DEH.
Poner en funciones la DEH
Lo primero que hay que hacer es suscribirse a procedimientos porque es la forma de elegir qué notificaciones y comunicaciones queremos recibir. Pero, si estamos obligados a recibir determinadas notificaciones, la recepción será automática y ese procedimiento no estará disponible a nuestra elección.
De todas formas, para facilitar y simplificar la suscripción voluntaria a los procedimientos que los distintos organismos públicos ponen a disposición del trabajador autónomo, la Agencia Tributaria ha unificado todos los procedimientos en uno único, denominado «Notificaciones de Actuaciones y Procedimientos de la Agencia Tributaria (código AEATPI20130101UNICO)».
Y empiezan a llegar las comunicaciones. Hay que saber que:
- La notificación se considera efectuada cuando el titular accede a su contenido o cuando transcurren 10 días naturales desde que está a disposición del titular en el buzón.
- Todas las comunicaciones y notificaciones estarán 90 días naturales en el buzón de la DEH. Durante ese período, si han sido leídas, se podrá visualizar por completo su contenido cuantas veces se precise. Con posterioridad a este plazo, si proceden de la AEAT, solo se podrán consultar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Si la notificación es rechazada expresamente (ver apartado siguiente) o transcurre el plazo de 10 días sin haber accedido, la consulta completa de las comunicaciones y notificaciones solo podrá realizarse a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. El documento completo, con la comunicación, estará disponible en la sede electrónica de la AEAT, seleccionando los expedientes del titular que hayan sido notificados.
- El sistema de notificación electrónica acredita la fecha y la hora en que llega la notificación a la DEH. Igualmente, el sistema acredita la fecha del acceso del destinatario al contenido del documento notificado o en que la notificación se consideró rechazada por haber transcurrido el plazo legalmente establecido.
Usar la DEH
Una vez que tenemos en funcionamiento la casilla para recibir las notificaciones electrónicas, podemos:
- Leer el contenido de las notificaciones, lo que automáticamente genera un acuse de recibo firmado y fechado electrónicamente y lo envía al organismo remitente. Al leerlas se abre una ventana que indica qué organismo la remite, el asunto que se notifica, la cantidad de archivos adjuntos y la fecha. Una vez leídas, las notificaciones pueden descargarse en el ordenador.
- Rechazar una notificación antes de abrirla. Esto también genera un acuse de recibo firmado y fechado, pero, además, inicia un procedimiento de seguimiento y gestión de rechazados. Hay que indicar y explicar brevemente el motivo del rechazo.
- Rechazar de forma automática. Si no leemos una notificación dentro de los 10 días naturales a partir de que llega a la DEH, se genera un acuse de recibo y de rechazo que es enviado automáticamente al organismo remitente. Pasados estos 10 días, y durante 90, el aviso de la notificación permanece en nuestro buzón, pero no nos permitirá acceder al contenido. Para poder leer la notificación «rechazada automáticamente» hay que entrar en la Carpeta ciudadana del portal de la Administración.
- Cerrar la DEH por vacaciones. La AEAT permite que durante un máximo de 30 días por año natural nuestra casilla electrónica no reciba ninguna comunicación. Para solicitar estos días de cortesía hay que acceder al portal «Mis notificaciones» de la Sede Electrónica y hacer clic en el enlace «Solicitud de días en los que no se pondrán notificaciones en Dirección Electrónica Habilitada».
En teoría, la DEH simplifica y facilita la gestión de la AEAT con los contribuyentes y si podemos incorporarla como la forma de relacionarnos con Hacienda, también nos facilita los trámites. Pero hay que aprender a familiarizarse con ella.
