Trámites electrónicos, la nueva obligación de los autónomos

Hay nuevos trámites electrónicos para autónomos. Para darse de alta o de baja, cambiar la base de cotización, modificar la cobertura de contingencias y otras gestiones ante la Seguridad Social, hay que tener un «documento electrónico». Te explicamos cómo se obtiene y cómo se usa.

El pasado 1 de octubre entró en vigor la Orden ESS/214/2018 que obliga a los autónomos a darse de alta en el sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) para gestionar, a través de Internet, su relación con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), incluida la recepción de notificaciones.

Dos formas de acceso

La TGSS pone a disposición de los autónomos dos canales electrónicos para que realicen las gestiones pertinentes:

• Mediante el Sistema RED, al que se accede a través de un autorizado RED que actúa en representación del trabajador autónomo. Existen unos trámites para actuar a través de un autorizado RED.
• En la Sede Electrónica de la Seguridad Social(SEDESS), en la que el autónomo puede realizar los trámites sin intermediario.

Documentos electrónicos para acceder a la SEDESS

Estos documentos, llamados «sistemas de autenticación», son la forma de garantizar nuestra identidad para acceder a los servicios de la sede electrónica. Hay tres clases:

1. El Certificado electrónico admitido por la Seguridad Social. Lo expiden las Autoridades de Certificación. Una de estas autoridades es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda, que lo otorga a las personas físicas que lo deseen, o mejor dicho, a las que no les quede otro remedio que solicitar el certificado electrónico.
2. El DNI electrónico.
3. El Sistema cl@ve. Es la forma más cómoda porque no requiere ninguna instalación informática (el Certificado Digital o el DNI electrónico sí necesitan disponer de un lector) y se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.

Para usarlo hay que registrarse en el Sistema Cl@ve y se puede hacer de dos maneras:

• Por vía electrónica en la página de Cl@ve. Allí nos pedirán Certificado Digital o DNI electrónico pero, si no disponemos de ellos, también nos dan la posibilidad de enviarnos una carta con un código de verificación a nuestro domicilio fiscal. Con este código podremos completar el proceso de registro.
• En forma presencial en cualquiera de las oficinas de la Seguridad Social con servicio de Registro en Sistema Cl@ve.

Una vez registrados en este sistema, hay que activar el código que nos han dado. Puede activarse en la SEDESS, en Cl@ve: gestión de contraseñas/Activación de Usuario.

También hay dos maneras de usarlo:

• Con Cl@ve Permanente. Se trata de una contraseña de larga duración elegida por el usuario, que conviene a quienes acceden de forma habitual. Según el trámite que intentemos realizar, la reforzarán con una clave ocasional enviada por SMS.
• Con Cl@ve PIN. Es una contraseña ocasional enviada por SMS y que tiene validez para ser usada una vez.

Las Notificaciones Telemáticas

A partir de la entrada en vigor de esta Orden, la TGSS se comunicará con el trabajador autónomo a través del servicio de Consulta y firma de notificaciones telemáticas. Allí comunicarán todos los actos de procedimiento recaudatorio (reclamaciones de deudas, devolución de ingresos indebidos, solicitud de aplazamiento de pago, etc.), los de procedimientos sobre moratorias y las resoluciones sobre liquidación, sanciones e impugnaciones.

El trabajador tiene un plazo de diez días para notificarse y, si corresponde, reclamar. Pero no hay que consultar la SEDESS todos los días, porque la TGSS le enviará un correo electrónico avisando de que hay una notificación.

¿Qué trámites se pueden realizar en la SEDESS?

Son muchas las gestiones que deberán realizarse de forma telemática. Entre otros trámites será posible…

• Darse de alta o de baja en el RETA.
• Cambiar la base de cotización o solicitar que se ajuste de forma automática al incremento de la base máxima. La solicitud se tiene en cuenta a partir del trimestre fiscal siguiente a su realización.
• Corregir la actividad declarada al darse de alta, si hubo error; o modificarla si hay cambios.
• Cambiar de mutua o de cobertura para el próximo año. Se pueden cancelar o contratar las prestaciones para incapacidad temporal, accidente de trabajo, enfermedad profesional y cese de actividad.
• Corregir o modificar la condición de autónomo: titular, colaborador familiar, económicamente dependiente (TRADE), etc.
• Obtener certificados e informes de estar al corriente  en las obligaciones con la Seguridad Social, consultar las bases de cotización, obtener un informe de vida laboral y de bases de cotización.
• Solicitar aplazamientos en el pago de deuda.
• Comunicar los partes médicos de baja, confirmación y alta de incapacidad temporal.

Las ventajas

Según un tríptico publicado por el Ministerio de Trabajo, este sistema tiene las siguientes ventajas:

• Está disponible siempre y en cualquier lugar.
• Ahorra tiempo evitando desplazamientos o largas esperas para ser atendido.
• Aprovecha el conocimiento actual sobre el uso de Internet para una gestión «ágil, sencilla e intuitiva de los trámites» que realizar con la Seguridad Social.
• Permite llevar a cabo las gestiones de forma inmediata y brinda más seguridad en que se realicen con éxito.

Pocos autónomos se dejan convencer por estas supuestas ventajas y no es porque les disguste ser controlados, sino porque los trámites telemáticos suponen un conocimiento informático que no está al alcance de todo el mundo. La digitalización crea una brecha insalvable para muchos. En cualquier caso, esta nueva ley es una dificultad más para la mayoría de los autónomos.